CASE STUDY

Effiziente Charta-Verwaltung dank automatisierter Unterzeichnungs-Workflows

Wie die SEA durch Automatisierung ihre Charta-Verwaltung digitalisiert und den administrativen Aufwand massiv reduziert hat

KUNDE

TOOLS

100%

Digital

80%

Weniger Aufwand

Fehler

Branche

Non-Profit / Verband

Tools

Airtable, Make, Fillout

Services

CRM Setups/Integrationen

error

Die Herausforderung

Die Schweizerische Evangelische Allianz (SEA) ist eine nationale Plattform, die Kirchen, Werke und Einzelpersonen vernetzt, welche sich gemeinsam für christliche Werte in Gesellschaft und Kirche einsetzen. Ein Teil ihres Engagements ist die Charta für christliche Kinder- und Jugendarbeit (CKJ) – ein Verhaltenskodex, den Organisationen und Mitarbeitende unterzeichnen, um die Qualität und Integrität ihrer Arbeit mit Kindern und Jugendlichen sicherzustellen. Die SEA ist verantwortlich für die Verwaltung und Erneuerung dieser Unterzeichnungen.

Der jährliche Bestätigungsprozess war bisher komplett manuell organisiert:

close Hoher administrativer Aufwand bei der Nachverfolgung der Unterzeichner
close Fehlende Übersicht: Wer waren zuletzt bestätigt hatte
close Enormes Risiko für Fehler und Unvollständigkeiten

Diese manuellen Abläufe führten zu grossem Zeitaufwand und erhöhter Fehleranfälligkeit im täglichen Betrieb.

lightbulb

Die Lösung

Wir entwickelten eine automatisierte Lösung für den gesamten Unterzeichnungsprozess, die den manuellen Aufwand vollständig eliminiert. Mit Airtable, Make.com und Fillout haben wir:

database

Zentrale Datenbank (CRM)

Eine zentrale Datenbank (CRM) erstellt, die alle Organisationen und Bestätigungen übersichtlich erfasst

mail

E-Mail Automation

Einen automatisierten E-Mail-Versand eingerichtet, der Unterzeichner rechtzeitig erinnert

integration_instructions

Website-Integration

Eine direkte Integration mit der bestehenden Website umgesetzt

verified

Dynamische Logiken

Dynamische Logiken eingebaut, um unterschiedliche Fristen und Status automatisch zu steuern

Verwendete Tools:

Airtable

Make.com

Fillout

trending_up

Die Ergebnisse

Mehrwert für den Kunden

schedule

Zeitersparnis

Deutliche Reduktion des administrativen Aufwands durch automatisierte Erinnerungen und Bestätigungen

visibility

Transparenz

Jederzeit klare Übersicht über den Status aller Unterzeichner und deren letzte Bestätigung

security

Zuverlässigkeit

Automatisierte Benachrichtigungen stellen sicher, dass keine Fristen mehr verpasst werden

error_outline

Fehlerfreiheit

Eliminierung manueller Fehler durch standardisierte digitale Prozesse

hub

Effizienz

Nahtlose Integration zwischen Website, Formularen und Datenbank sorgt für reibungslose Abläufe